Una persona bajo los reflectores

Sala de prensa

La oficina y el Big data

Una oficina capaz de recopilar datos sobre las actividades de sus ocupantes puede sonar como algo del libro de George Orwell, 1984, pero es mucho menos aterrador, y mucho más útil, de lo que se podría pensar, comenta James Mitchell de Regus, en conversación con Hannah Hudson.

 

"Uno de los grandes beneficios del espacio de trabajo flexible es que es flexible… pero ¿cómo sabe cuánto espacio realmente necesita?", pregunta James Mitchell, director de soluciones empresariales de Regus. "¿Sabe realmente cómo está usando las instalaciones el personal? ¿Y lo que necesita? ¿No sería genial si pudiera descubrirlo y mejorar el lugar de trabajo como resultado?"

Mitchell ha estado en Regus durante casi una década y ahora administra el diseño de soluciones para el grupo de TI de la empresa. Parte de este mandato implica explorar cómo se pueden utilizar los datos recopilados de los distritos financieros de Regus para mejorar la experiencia del espacio de trabajo para las empresas y sus empleados.

"La recopilación de datos es una parte fundamental del proceso de diseño y nos ayuda a comprender realmente las necesidades de nuestros clientes", afirma. "No se trata de contar tazas de café; se trata de buscar tendencias y patrones más amplios, y usar la información para empoderar a las empresas y a los empleados".

Control climático

Un ejemplo simple es monitorear el volumen de tráfico de datos. "Al medir el volumen de uso de nuestras conexiones a Internet, podemos predecir cuándo necesitamos disponer de capacidad adicional", explica Mitchell. "Al hacer esto, podemos garantizar que todos obtengan el mejor rendimiento cuando lo necesiten para que realmente trabajen de forma efectiva".

Los datos pueden ser útiles de otras formas, por ejemplo, para que el entorno de la oficina sea más cómodo. "Muchos de los comentarios que recibimos de los visitantes del centro tienen que ver con problemas de la temperatura en las salas", dice Mitchell. "Es por eso que estamos desarrollando un programa para analizar el uso de la tecnología de sensores en el entorno para ayudar a monitorear e informar sobre esto".

Mitchell explica cómo un sistema conjunto podría funcionar en el futuro: "Con los sensores de temperatura en cada sala informando a un sistema central, podemos usar esta información para identificar problemas y solucionarlos antes de que alguien lo note".

Retrato de James Mitchell

James Mitchell, jefe de soluciones empresariales de Regus

 

Facilidad de uso

La tecnología del sensor también se puede usar de otras formas. "Al igual que la industria minorista, podríamos usar la detección de presencia y el seguimiento del calor para construir mapas de pasos que nos ayudarían a optimizar el diseño de la oficina", comenta Mitchell.

¿No es invasivo tener sensores en todas partes? "La clave es recordar que los datos recopilados son siempre anónimos, nunca personales", afirma. "Simplemente queremos entender mejor el entorno de la oficina y solo recopilamos lo que es útil para este propósito. Nuestro objetivo es hacer que el centro sea un mejor entorno para que lo usen las personas".

“Pensemos en un auto”, agrega. "Gracias al GPS, el fabricante de su auto sabe cómo conduce, dónde conduce, su velocidad y otra información. No saben quién es el que maneja y no están interesados en eso. Solo quieren saber qué pueden hacer para que el automóvil funcione mejor, para que sea un viaje más seguro y más cómodo ".

Mitchell desea enfatizar la importancia de respetar la privacidad de los usuarios, especialmente desde que entró en vigencia la GDPR en mayo de 2018. "Acabamos de ejecutar un enorme programa para asegurarnos de que Regus cumpla con las nuevas leyes de datos de la UE", afirma. "Y estamos buscando la mejor manera de aplicarlo a todas nuestras operaciones globales, no solo a los países afectados por la legislación. La privacidad es importante para todos nosotros y queremos hacer más que simplemente cumplir con la legislación local ".

Mejores oficinas

Por último, comenta Mitchell, el resultado de toda esta recopilación de datos es un entorno de oficina superior en el cual puede trabajar. "Queremos entender cómo las personas están utilizando nuestros centros, para que podamos ofrecerles más de lo que desean y menos de lo que no necesitan", comenta. "Cuando diseñamos nuevos centros, podemos ajustar nuestros diseños para que reflejen lo que la gente realmente quiere, tal vez reduciendo el número de escritorios y ampliando las áreas de las salas".

"Podríamos mejorar los centros comerciales existentes, también. Además de la temperatura, podríamos monitorear los niveles de ruido y el brillo de las luces, y aplicar estos aprendizajes. Ya sea que instalemos amortiguadores acústicos, juguemos con el ruido blanco o aumentemos la luz en ciertas áreas, podremos responder mejor a las necesidades de los clientes".

En el futuro, los datos incluso se pueden usar para crear un espacio de trabajo completamente personalizado para cada persona. "Imagine que al llegar al trabajo, llega a un espacio que es exactamente como lo desea", dice Mitchell. "La habitación está a la temperatura adecuada, la iluminación es perfecta, la red está correctamente configurada y sus herramientas de colaboración están listas para funcionar. Incluso podríamos tener su taza de café favorito lista para usted".

"Ese es el poder de los datos en el mundo real", agrega. "Cuando se gestionan de forma correcta y responsable, pueden ayudarnos a encontrar formas para vivir mejor".

 


Hannah Hudson es la editora de la revista Regus